Preguntas frecuentes sobre el ombudsman
- ¿Qué competencias tiene el ombudsman?
Los empleados tienen derecho a denunciar las circunstancias que supongan una violación de las leyes o las normas internas. El abogado de confianza externo recibirá estas denuncias en calidad de ombudsman, proporcionando un espacio legalmente protegido y confidencial fuera de la empresa e informando al denunciante de sus derechos y de cómo proceder. Solo previo consentimiento del o de la denunciante, la oficina del ombudsman remitirá la información a su persona de contacto en la empresa. No se nombrará al denunciante. La oficina del ombudsman puede participar en el caso como asesor confidencial y está a disposición del denunciante como persona de contacto en cualquier momento.
- ¿Quién puede dirigirse a la oficina del ombudsman?
Entre otros, los empleados, proveedores, concesionarios y clientes pueden dirigirse a la oficina del ombudsman.
- ¿Qué denuncias acepta la oficina del ombudsman?
La oficina del ombudsman recibe avisos sobre violaciones de la ley e infracciones internas. El objetivo principal es investigar y prevenir los delitos económicos y contables, así como los daños patrimoniales. Pero también pueden denunciarse incumplimientos de directrices internas o violaciones de las obligaciones de diligencia debida en materia de derechos humanos.
- ¿Puedo estar seguro de que la oficina del ombudsman únicamente transmitirá información en la medida en que yo se lo permita?
Sí. El denunciante es el único que decide qué información va a dar a la oficina del ombudsman y qué información debe transmitir la oficina del ombudsman a la empresa en segunda instancia. Solo en caso de uso indebido, es decir, en el caso de denuncias deliberadamente falsas, la oficina del ombudsman está autorizada a transmitir información incluso en contra de la voluntad del denunciante. La oficina del ombudsman le explicará esto en la primera reunión.
- ¿Tiene algún coste recurrir al ombudsman?
No. Cualquier persona puede recurrir a la oficina del ombudsman de forma gratuita.
- ¿Puedo contactar con la oficina del ombudsman también de forma anónima?
Sí, los denunciantes también pueden ponerse en contacto con la oficina del ombudsman de forma anónima. Esto ya se aplica cuando se contacta por primera vez con la oficina del ombudsman. Si lo desea, la oficina del ombudsman protegerá el anonimato del denunciante frente a la empresa.
- ¿Qué pasa con mi denuncia?
El seguimiento de la denuncia se hará respetando la ley y las normas internas, así como teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. Para ello, la oficina del ombudsman remitirá la denuncia a su persona de contacto en la empresa tras un examen previo.
- ¿Puedo ponerme en contacto con la oficina del ombudsman para conocer el estado del procedimiento?
El denunciante puede ponerse en contacto con la oficina del ombudsman en cualquier momento para informarse sobre el estado de la cuestión. A más tardar después de la conclusión del proceso, en la medida en que lo permita la ley, el denunciante será informado del resultado por la oficina del ombudsman.
- ¿La oficina del ombudsman se convertirá en «mi abogado» si me pongo en contacto con ella?
No, la oficina del ombudsman no puede representar a un denunciante en procedimientos administrativos o judiciales. Por lo tanto, la institución del ombudsman no puede ni debe tomar ninguna medida para hacer valer los derechos individuales del denunciante o sus reclamaciones ante los tribunales.
- ¿Es la oficina del ombudsman realmente independiente?
Sí. La oficina del ombudsman es un abogado autónomo e independiente que no está sujeto a ninguna instrucción de la empresa en cuanto al tratamiento sustantivo del asunto. La oficina del ombudsman decide, sobre la base de su propio examen conforme a lo establecido, si puede trasladar un asunto a la empresa y en qué medida.
- ¿Cómo se produce el primer contacto?
El primer contacto puede realizarse a través de la plataforma (enlace de contacto), en una llamada telefónica, por correo electrónico, por SMS, por correo postal o en una reunión personal.
- ¿Seguiré teniendo la opción de ponerme en contacto con los responsables en la empresa?
Sí. Todo empleado sigue teniendo a su disposición a su directivo, al comité de empresa y a todas las personas de contacto conocidas en primera instancia.
- ¿Estoy protegido como denunciante?
Sí. El denunciante está protegido. No se tolerará ninguna acción de represalia contra el denunciante.
- ¿Cómo se evita el abuso de la institución (empresa)?
A pesar del reiterado escepticismo, los casos de denuncias son muy raros en la institución de la oficina del ombudsman. No obstante, el abogado de confianza informará al denunciante al principio de la conversación de que no se tolerará el abuso del sistema de denuncia y que, en caso de abuso intencionado, es decir, a sabiendas, está obligado a transmitir los datos personales del denunciante a la empresa. En cualquier caso, los empleados pueden enfrentarse a consecuencias disciplinarias por el abuso deliberado del sistema de denuncia de irregularidades.
- ¿Cómo se cumple la protección de datos?
La oficina del ombudsman garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de conservación y las disposiciones de la ley de protección de datos. Los datos personales recogidos se limitan a la identidad del denunciante y de la persona o personas afectadas.
- ¿Seré despedido inmediatamente si me veo afectado por una denuncia?
No. Se aplica la presunción de inocencia. El seguimiento de cada denuncia se hará respetando la ley y las normas internas, así como teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. Únicamente cuando se haya completado la investigación se tomará una decisión sobre posibles medidas.
- ¿Qué pasa si formulo una denuncia que al final resulta ser falsa?
Siempre que la denuncia se haya realizado de buena fe, es decir, no haya sido intencionadamente falsa, el denunciante no tendrá que temer ninguna consecuencia.
- ¿Tengo que ponerme en contacto con la oficina del ombudsman si sospecho que se ha infringido la ley?
No, el recurso a la oficina del ombudsman es voluntario. Se ha establecido como un punto de contacto adicional.
- ¿Puedo acudir también a la oficina del ombudsman en persona?
Sí. Es posible visitar personalmente al abogado de confianza en cualquier momento con cita previa y mantener una conversación confidencial.
- En horario laboral, ¿puedo ponerme en contacto con la oficina del ombudsman, o incluso visitarla?
Sí.
- ¿Se me notificará cuando se haya tramitado mi denuncia?
Sí. A más tardar después de la conclusión del proceso, el denunciante será informado del resultado por la oficina del ombudsman o por la empresa en la medida en que lo permita la ley.
- ¿La oficina del ombudsman tiene que revelar mi identidad al tomárseme declaración como testigo en un procedimiento penal o civil?
No. En caso de que se cite a la oficina del ombudsman como testigo en un procedimiento penal, civil o de otro tipo, solo revelará el nombre y la identidad del denunciante que solicita asesoramiento si la empresa y el denunciante lo han autorizado expresamente.
- ¿Puedo ponerme en contacto con la oficina del ombudsman y decidir al final de la conversación si la denuncia se traslada a la empresa?
Sí. En un principio, se puede contactar con la oficina del ombudsman de forma totalmente confidencial. Esta informará al denunciante de sus derechos al principio de la entrevista. El denunciante no decidirá hasta el final de la conversación si la información debe transmitirse a la empresa y en qué forma.
- ¿Qué contactos tiene el ombudsman dentro de la empresa?
El ombudsman transmite los hechos a sus contactos dentro de la empresa sin mencionar al denunciante. El equipo de contacto está formado por personal directivo de los departamentos Jurídico, de Recursos Humanos, de Seguridad del Grupo y de Auditoría.
- ¿Debo acudir también a la oficina del ombudsman si yo mismo he podido cometer un delito?
También se puede acudir a la oficina del ombudsman si el propio denunciante ha cometido un delito. Por un lado, la oficina del ombudsman puede informar al denunciante de sus derechos; por otro lado, una autodenuncia se valora positivamente en el marco de la relación laboral existente y puede tener un efecto atenuante sobre la sanción en un posible procedimiento judicial posterior.
- ¿La oficina del ombudsman está obligada a transmitir la información sobre un delito penal directamente a la fiscalía?
No. Solo en casos excepcionales y estrictamente definidos de delitos realmente graves, existe para toda persona la obligación de transmitir la información sobre un delito a la fiscalía.
- ¿Cómo se tramita una denuncia que afecta a la persona de contacto dentro de la propia empresa?
En este supuesto, la oficina del ombudsman puede contactar directamente con la dirección de la empresa.
- ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un resultado?
Esto no puede responderse de forma generalizada. Hay denuncias que se pueden concretar en pocas horas. En el caso de investigaciones más extensas, la tramitación puede prolongarse varias semanas.
